So funktioniert schlaue Email-Verarbeitung

Microsoft Outlook bietet eine gute Möglichkeit, Email-Abläufe effizienter zu gestalten. Mit QuickSteps können Sie mehrere Arbeitsschritte zu einem einzigen zusammenfassen. Damit können Sie, bei Abläufen die Sie häufig durchführen, viel Zeit sparen.

In Outlook sind bereits einige QuickSteps standardmäßig eingerichtet. Diese finden Sie unter Email auf der Registerkarte Start in der Gruppe QuickSteps (in der Mitte des Menübandes).

 

Sie können sämtliche standardmäßigen QuickSteps anpassen. Wenn Sie einige QuickSteps zum ersten Mal verwenden, werden Sie aufgefordert, diese zu konfigurieren. Wenn z. B. ein QuickStep Nachrichten in einen bestimmten Ordner verschieben soll, müssen Sie den Ordner angeben, bevor Sie den QuickStep verwenden können.

 

Die Standard-QuickSteps umfassen Folgende:

 

QuickStep

Aktion

Verschieben in…

Verschiebt die ausgewählte Nachricht in einen von Ihnen angegebenen Email-Ordner und kennzeichnet die Nachricht als gelesen.

An Vorgesetzte(n)

Leitet die Nachricht an Ihre(n) Vorgesetzte(n) weiter. Wenn in Ihrem Unternehmen Microsoft Exchange Server verwendet wird, kann der Name des/der Vorgesetzten in der Globalen Adressliste ermittelt und in das Feld „An“ eingefügt werden. Alternativ können Sie den Empfänger auch angeben.

Team-Email

Leitet die Nachricht an andere Mitglieder Ihres Teams weiter. Wenn in Ihrem Unternehmen Microsoft Exchange Server verwendet wird, können die Teammitglieder in der Globalen Adressliste ermittelt und in das Feld „An“ eingefügt werden.

Fertig

Verschiebt die Nachricht in einen angegebenen Email-Ordner und kennzeichnet sie als gelesen sowie als erledigt.

 

Sie können QuickSteps auch selbst anlegen. Zum Beispiel können Sie eine Email mit einem Standard-Text beantworten, die Email in einen Unterordner verschieben und aus der Email eine Aufgabe mit Erinnerung erstellen, alles mit einem Klick. Und das geht so:

 Schritt 1

 

Klicken Sie unter Email auf der Registerkarte Start in der Gruppe QuickSteps im Katalog QuickSteps auf den QuickStep Neu erstellen.

 Schritt 2

 

Geben Sie dem QuickStep einen Namen und wählen Sie anschließend die erste Aktion aus. Für unser Beispiel wollen wir eine Email im ersten Schritt mit einem Standardtext beantworten. Wir wählen daher die Aktion Antworten.

 Schritt 3

 

Klicken Sie anschließend auf Optionen anzeigen und geben Sie nun Ihren Antworttext ein und klicken Sie anschließend auf Aktion hinzufügen.

 Schritt 4

 

Als zweite Aktion wollen wir die beantwortete Nachricht in einen Unterordner verschieben. Wählen Sie im nächsten Schritt den gewünschten Unterordner aus (Der entsprechende Unterordner muss vorher angelegt worden sein).

 Schritt 5

 

Als dritte Aktion soll aus der Email eine Aufgabe mit Anlage erstellt werden.

 Schritt 6

 

Schließen Sie den Assistent nun mit Fertig stellen ab.

 Nun können Sie mit dem neuen QuickStep „Standardantwort“ mit nur einem Klick:

·         Die Email mit Ihrem Standardtext beantworten

·         Die Email in den gewünschten Unterordner (z.B.„ 01_Ablage“) verschieben

·         Aus der Email eine Aufgabe mit Anlage erstellen – die Sie z. B. später an eine weitere Aktion im Zusammenhang mit diesem Vorgang erinnert.

 

Überlegen Sie doch einfach einmal welche Aktionen Sie in Ihrem Arbeitsalltag besonders häufig durchführen. Vielleicht fällt Ihnen auch ein Ablauf ein, den Sie mehrmals täglich durchführen. Mit einem QuickStep können Sie viele zeitraubende Mausklicks auf einen einzigen Klick reduzieren.

 

Mehr Effizienz im Büro = mehr Zeit für wirklich Wichtiges!

 

Freundliche Grüße!

 

MOA

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